Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistysten asiakkaat

TIETOSUOJASELOSTE

Pvm:           22.5.2018
Viite:           EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä
Nimi: Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistykset (Helsingin, Espoon ja Vantaan 4H-yhdistykset)
Osoite: Kaartintorpantie 6, 00330 Helsinki

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Nimi: Christine Heinonen
Osoite: Kaartintorpantie 6, 00330 Helsinki
Sähköposti: pks@4h.fi
Puhelin: 050 543 9147.

Rekisterin nimi
Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistysten asiakkaat

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus
Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistysten asiakkaiden tiedot niiltä osin, kun ne ovat tarpeellisia toiminnan toteuttamiseksi ja asiakkaiden laskuttamiseksi. Rekisteristä löytyy niiden asiakkaiden henkilötietoja, jotka ovat ostaneet palveluita tai järjestötuotteita Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistyksiltä viimeisten kuuden vuoden aikana. Asiakassuhteet muodostuvat nuorisotyön palveluiden, järjestötuotteiden sekä työpalveluiden ostojen perusteella. Henkilötietoja kerätään toiminnan toteuttamiseksi ja tilastoimiseksi sekä asiakkaiden laskuttamiseksi.

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja: asiakkaan nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite. Rekisteri sisältää myös niiden asiakkaiden pankkiyhteystiedot, jotka ovat saaneet maksunpalautuksia sekä asiakkaiden mahdolliset sairaudet tai allergiat, jos ne tulee ottaa huomioon asiakassuhteessa.

Rekisteri sisältää seuraavat rekisteröityjen ryhmät:

  • Nuorisotoiminnan palveluita ostaneet (leirit, kerhot, kurssit)
  • Järjestötuotteita ostaneet (palstat ja varainkeruutuotteet)
  • Työpalveluita ostaneet (Dogsitter-toiminta ja ikis – eli ikäihmistenpalvelutoiminta ja muu työpalvelutoiminta)
  • Muita tuotteita tai palveluita ostaneet

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet
Asiakkuuden perusteena olevat sopimukset säilytetään ikuisesti (perusteena rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite). Asiakkaiden laskutustietoja säilytetään enintään kuuden vuoden ajan (perusteena rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite).

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)
Taloushallintojärjestelmästä (Lemonsoft) ja yhdistysten verkkosivujen tilauslomakkeista (Yhdistysavain). Paperiset sopimukset säilytetään mapeissa lukituissa kaapeissa.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja/tai käytetyt palveluntarjoajat kuuluvat Privacy Shields –yritysten listaan.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.