Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistysten hallituksen jäsenet ja nuorisojäsenet

TIETOSUOJASELOSTE

Pvm:           22.5.2018
Viite:           EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä
Nimi: Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistykset (Helsingin, Espoon ja Vantaan 4H-yhdistykset)
Osoite: Kaartintorpantie 6, 00330 Helsinki

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Nimi: Hilkka Eskelinen
Osoite: Kaartintorpantie 6, 00330 Helsinki
Sähköposti: hilkka.eskelinen@4h.fi
Puhelin: 041 432 40 74.

Rekisterin nimi
Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistysten hallituksen jäsenet ja nuorisojäsenet

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus
Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistysten hallituksessa olevat henkilöt, joiden henkilötiedot kerätään niiltä osin, kun ne ovat tarpeellisia hallitustyöskentelyn mahdollistamiseksi. Henkilötietoja kerätään hallitustyöskentelyn ja hallitusvastuiden toteuttamiseksi ja tilastoimiseksi sekä toiminnasta tiedottamiseen.

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

  • Hallituksen jäsenen nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite ja pankkiyhteystiedot.
  • Toiminnan yhteydessä otettuja kuvia.
  • Henkilötunnus ja pankkiyhteystiedot kerätään, mikäli hallituksen jäsenelle maksetaan matkakorvauksia tai kulukorvauksia.
  • Mahdolliset allergiat.

Rekisteri sisältää seuraavat rekisteröityjen ryhmät:

  • Hallituksen nykyiset jäsenet ja varajäsenet
  • Hallituksen nykyiset nuorisojäsenet
  • Entiset hallituksen jäsenet ja nuorisojäsenet (vain nimet, hallituskaudet ja kuvia).

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet
Hallituksen jäsenten/varajäsenten/nuorisojäsenten henkilötiedot säilytetään ikuisesti (perusteena rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite). Nuorisojäsenten osalta henkilötiedot säilytetään enintään viiden vuoden ajan (perusteena rekisterinpitäjän oikeutettu etu).

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)
Tiedot tallennetaan toiminnanjohtajan tietokoneen kovalevylle. Kokousasiakirjat säilytetään mapeissa lukituissa kaapeissa. Hallituksen jäsenten henkilötiedot viedään taloushallintojärjestelmään (Lemonsoft) mikäli hallituksen jäsenelle maksetaan korvauksia tai palkkioita.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja/tai käytetyt palveluntarjoajat kuuluvat Privacy Shields –yritysten listaan.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.