Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistysten työntekijät (ei toimihenkilöt) ja harjoittelijat

TIETOSUOJASELOSTE

Pvm:           22.5.2018
Viite:           EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä
Nimi: Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistykset (Helsingin, Espoon ja Vantaan 4H-yhdistykset)
Osoite: Kaartintorpantie 6, 00330 Helsinki

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Nimi: Hilkka Eskelinen
Osoite: Kaartintorpantie 6, 00330 Helsinki
Sähköposti: hilkka.eskelinen@4h.fi
Puhelin: 041 432 4074

Rekisterin nimi
Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistysten työntekijät ja harjoittelijat (ei toimihenkilöt)

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus
Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistyksiin työsuhteessa tai harjoittelusuhteessa olevat henkilöt, joiden henkilötiedot kerätään niiltä osin, kun ne ovat tarpeellisia työsuhteen solmimiseksi tai harjoittelun toteuttamiseksi. Henkilötietoja kerätään työsuhteen solmimiseksi ja tilastoimiseksi sekä toiminnasta tiedottamiseen.

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

  • Työntekijän nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite ja pankkiyhteystiedot.
  • Mahdolliset sairaudet tai allergiat, jos ne tulee ottaa huomioon toimintaa järjestettäessä. Rekisteri sisältää myös mahdolliset sairaustodistukset.
  • Harjoittelijoiden osalta kerätään myös opintoja koskevia tietoja.
  • Alaikäisten henkilöiden osalta rekisteri sisältää myös huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Rekisteri sisältää seuraavat rekisteröityjen ryhmät:

  • Dogsitterit
  • Ikis- eli ikäihmistenpalvelunuoret
  • Leirinohjaajat
  • Kerhonohjaajat
  • Kurssikouluttajat
  • Työpalvelupäivystyksessä työskentelevät henkilöt
  • Muut satunnaisia työtehtäviä tekevät henkilöt
  • Harjoittelijat.

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet
Palkanmaksuun ja työsuhteeseen kytkeytyvien henkilötietojen osalta tiedot säilytetään 10 vuoden ajan työsuhteen päättymisestä (perusteena rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite). Muut mahdolliset tiedot hävitetään viimeistään 1 kalenterivuoden päästä työsuhteen tai harjoittelusuhteen päättymisen jälkeen (perusteena rekisterinpitäjän oikeutettu etu).

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)
Työsopimustiedot tallennetaan sähköiseen taloushallintajärjestelmään (Lemonsoft). Alkuperäiset työsopimukset sekä harjoittelijoita koskevat tiedot säilytetään mapeissa lukituissa kaapeissa. Tietoja tallennetaan toimihenkilöiden tietokoneiden kovalevylle, pilvipalveluun (Google Drive) ja toimihenkilöiden jaetulle kovalevylle.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Poikkeuksena on sellainen toiminta, joka lähtökohtaisesti järjestetään yhteistyössä toisen tai useamman osapuolen kanssa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja/tai käytetyt palveluntarjoajat kuuluvat Privacy Shields –yritysten listaan.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.